人に仕事がつくと辛い(周りの人も)

仕事

こんにちは、千輝(@millelueurs)です。


とある知人が昨年末からいっぱいいっぱいの状況になっています。
現在進行形で、たぶん3月一杯までは続きそうな予感・・・。
まだ若い人なのですが、にしてもここ数日は稼働が相当上がってるようで、少し心配です。
手伝ってあげたい気持ちはあるのですが、なかなか手を出せません。

「その人しか知らない」仕事はリスク大

まさにこれ。

その人しか、というほど意味合いは強くはないけど、でもその人がいないと分からないことが大部分。
だから手伝うにしても、その人から説明してもらわなきゃできない。

これではその人の負担はさっぱり減りません。
きっと誰かに手伝って欲しいはずなんですけどね・・・。

どこかで炎上して手が足りなくなった時に、担当している人しか分からないとなると、結局その人が全部抱え込んでさらに炎上&延焼することになりがちです。
・・・なりがちというか、それを免れてるのって見たことないけど(笑)

それから、例えば何か重要な業務を知ってる人が一人しかいなくて、その人に何かアクシデントがあった場合。
ちなみに昨年末私が巻き込まれたのがこっち。

急病にかかった、精神的な不調で動けない、事故に巻き込まれて入院、とかね。

インフルエンザくらいなら1週間のロスで済みますが、長期離脱となると痛い・・・。
急に何も知らないことをお願いされて、調査から始めるはいいけど、資料もないから色々想像で補いながらなんとかしたわけです。
資料ないのは痛いのですよ・・・、本人に聞けないし。

ということで、仕事のことを一人しか知らないというのはリスクがホント大きいのです。

こっそり資料を作っておこう、何かあったら助かります

あなたが担当している仕事が、他の誰にも理解されていない場合。
ん?なんか語弊がありますね(笑)
仕事の詳細とか気をつけなきゃいけない点とかを、他のメンバーと共有できていない時、ですね。

ある程度共有できていても全部じゃない、あなたしか知らないことがある、ということもあるでしょう。

そういったものは箇条書きでいいので、ちょっとした隙間時間に資料としてまとめておくと良いですよ。
そしてできれば社内の共有サーバに、個人フォルダ内で構わないので置いておきましょう。

あなたに万が一のことがあった時、困った同僚や上司はメモが残ってないか必ず中をチェックします。
その時にこの資料があると、大変喜ばれます(笑)

なんなら「あなたがこのフォルダを見つけたというということは、きっとボクは・・・」的なReadme.txtでも付けてあるとユーモアがあっていいですね!

・・・というのは冗談にしても、そういった資料は後々役に立つことも多々あります。

今現在あなたしかできない作業手順をマニュアルにまとめた場合を考えてみます。
誰かヘルプしてくれるとなった時に、そのマニュアルがあれば「この手順通りにお願いします」で済みますよね。
もしこのマニュアルがない場合は、ヘルプしてくれる人に一度は付き添って一緒に作業する必要があるかもしれません。
それに、実際に作業してもらってて分からないことがあったら、質問に答える必要もありますね。

それに、ヘルプの人が2回目以降間違えずに作業してくれるかどうか?を考えると、手順書がないと不安になります。

この例だけに限らず、資料化されていた方が色んな場面で助かる事が多いのです。

でも資料やマニュアルを作る時間なんて、上司に言ったってくれないよ!とお嘆きのあなた。

バカ正直にそんな交渉するのは止めましょう(笑)
今までそういった資料の整理をしていない組織では、それらを作る重要性を理解していません。
重要だと思っていないのだから、そんな作業をする許可なんてくれる訳がないんです。

そんなものは自分の仕事時間に混ぜ込んでしまうのです。
本来の仕事時間が足りなくなるのであれば、そもそもの仕事時間の見積もりを少し多く取りましょう。
本来必要で計上されていなければならない時間なのですから、少し増やす分にはO.K.くらい思わないと。

上司が許可しないからできない、なんて他人任せな思考はデキル大人としてはどうかと思いますよ。
そこは「イイ感じ」に自分の裁量で物事を処理していいんですからね。

細大漏らさずすべて書き出す必要はありません。
まずはあなたしか知らないことを書き出しましょう。
手順が必要なものは箇条書きでいいからマニュアルを作りましょう。

人についた仕事を引き剥がすのって本当に大変です。
一朝一夕では無理だし、メンタルを変える必要もあります。

組織ぐるみで取り組んで欲しくても、なかなかそうは行かないことが多いです。

であれば、まずはあなたから始めましょう。
その行動と成果物は、きっといつかあなたを助けてくれると思います。

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